Компания Безопасность - Автоматическая телефонная станция (АТС)

Новости

Все новости

call

В каждой организации, достигшей более-менее крупных размеров, рано или поздно возникает вопрос о выборе внутренней АТС.

Причин этому может быть несколько:

  • имеется ограниченное количество внешних городских номеров, которых недостаточно для присвоения отдельного номера каждому сотруднику;
  • затраты на неограниченное количество прямых номеров организации не по карману;
  • мини АТС поможет снизить потери потенциальных клиентов. К примеру, есть возможность сразу же переключить звонящего на нужного ему специалиста, не заставляя клиента перезванивать позже, также сотрудники офиса не отвлекаются, чтобы позвать необходимого специалиста (снижаются потери рабочего времени).

На этапе выбора офисной АТС, мы рекомендуем выполнить последовательно несколько действий в следующем порядке:

1. Определение количества городских номеров компании и необходимого числа внутренних абонентов

Обычно это соотношение находится в пределах от 1:3 до 1:8, это оптимальная комбинация, позволяет избежать перегруженности станции.

Для предприятий, занимающихся торговлей и предоставлением услуг, число внешних линий по отношению к внутренним выше, чем у производственных организаций. Это обусловлено тем, что производственным предприятиям свойственно большее количество именно внутренних переговоров, а часть абонентов вообще без особого ущерба может быть отключена от внешних линий.

atc
  • количество внутренних абонентов АТС, как правило, соответствует количеству рабочих мест на предприятии.
  • также стоит предусмотреть внутренне номера под факсы. Наличие связующего звена в виде мини-АТС никак не отображается на качестве передачи факсов, а преимущества очевидны: любой сотрудник может перенаправить звонок на факс, принимающий вызовы автоматически, оставив при этом свою линию свободной. Кроме того, можно установить дополнительные телефоны в холлах, местах для курения и других помещениях офиса, сделав невозможным выход на городские линии с этих номеров. Это даст возможность любому сотруднику находиться в доступности для звонящего клиента в любом месте предприятия.
  • при расчете необходимо предусмотреть дополнительное количество незанятых внешних и внутренних номеров на случай возникновения в перспективе необходимости увеличения абонентов. Это позволит добавлять в сеть предприятия номера в случае необходимости. Таким образом, рекомендуем несколько расширить бюджет на внедрение станции, чтобы изначально организовать систему связи большего объема, чем вам сейчас необходимо, так как в будущем менять станцию будет существенно дороже.

2. Определение необходимости в системных телефонах

Системные телефонные аппараты применяются для организации удобства связи диспетчеров, операторов и директоров. Они могут быть оснащены дисплеями различной величины, дополнительными консолями, определенным числом программируемых клавиш и спикерфоном (громкая связь). Индикаторы клавиш показывают текущее состояние городских и внутренних линий ("состояние вызова", "занят", "свободен").

Все мини-АТС требуют наличия хотя бы одного системного телефонного аппарата для администрирования и начального программирования станции. Потребность в большем количестве аппаратов зависит от финансовых возможностей предприятия и задач, выполняемых сотрудниками. Оптимальный набор - два системных телефона для директора и секретаря, однако, чем больше таких аппаратов, тем эффективнее использование возможностей офисной станции.

telephon

3. Определение типа приобретаемой станции: цифровая или аналоговая

Существует мнение, что аналоговые станции устарели морально и если приобретать, то исключительно цифровую. На сегодняшний день выбор определяется только вкусом покупателя. У цифровой мини-АТС действительно возможностей больше. Однако, на всей территории России аналоговая связь пока остается преобладающей и все достоинства цифровой станции вы сможете использовать только внутри предприятия, внешние звонки будут идентичными с аналоговыми станциями. Правда, уже существует услуга предоставления операторами связи цифровых "выделенных" каналов, в таком случае цифровая станция будет к месту. На самом деле, отличие между аналоговыми и цифровыми видами заключается в способе коммутации; управляющее устройство, равно как и программное обеспечение может быть на любом уровне развития в обоих случаях.

4. Определение необходимого набора функций мини-АТС

Основная задача станции - это коммутация, а именно: перераспределение, перенаправление, перехват, удержание звонков и т.п.

Кроме того, современные станции предоставляют своим пользователям массу дополнительных функций, таких как: коммутация ISDN, конференц-связь, DISA (тональный набор внутреннего номера станции), CTI, удаленное администрирование, ограничение доступа к внешним звонкам  по длительности разговора, АА (автосекретарь), пейджинг, голосовая почта, возможность присоединения DECT-систем, тарификация звонков и т.д.

wit-400_1

После выбора и установки в офисе АТС вы приобретаете такие дополнительные возможности как:

  • вы можете давать клиентам все городские номера вашего офиса. В случае поступления звонка к вашим коллегам, его на вас с легкостью переведут, что упрощает связь с вами;
  • нажав всего одну цифру на телефоне, вы выходите на любую из числа свободных и разрешенных вам линий, вам нет нужды дожидаться пока сосед окончит беседу по параллельному телефону. Таких параллельных линий больше вообще не будет, в ваш разговор никто не сможет вмешаться;
  • в одном телефоне у вас будут объединяться возможности внутренней и внешней связи;
  • в соседний кабинет или на другой этаж офиса идти не обязательно, можно позвонить;
  • возможно создание иерархии. Руководству можно предоставить выход на все внешние городские линии, другим сотрудникам лишь на некоторые. Части персонала можно вообще запретить выход на городские номера, или же четко проследить, при помощи программы учета стоимости, кто, куда и когда звонил и сколько длился разговор;
atc_3bloka
  • среди возможностей мини-АТС есть автоматическое переведение всех входящих звонков, поступающих в нерабочее время, на автоответчик или факс, если же кто-то задержался и ждет звонка, то этот режим можно переключить вручную;
  • можно проводить телефонные совещания сразу с несколькими сотрудниками не только в самом офисе, но и с несколькими городскими абонентами (конференц-связь);
  • если вы или ваши коллеги часто звоните на номера за границей, набирая при этом по 10-15 цифр, то у вас теперь появится возможность запрограммировать номера, используемые наиболее часто, в функции сокращенного набора. После чего, нажимая 3 кнопки (учитывая паузы и переходы на тональный набор), вы легко дозваниваетесь по нужному номеру;
  • если звонит телефон у коллеги, который отсутствует на месте, вы сможете ответить на его звонок, нажав нужную кнопку на своем аппарате, не вставая с места;
  • если вы покидаете рабочее место на значительное время, у вас появится возможность переадресовать все свои звонки в то место, где вы будете находиться и ни один звонок не буден потерян;
  • если территория предприятия значительна, то любой сотрудник с доступом к функции громкой связи, сможет сделать общее объявление;
  • к мини-АТС можно подключить домофон, это позволит открывать входную дверь офиса с телефона;
  • кроме того, к мини-АТС можно подключить следующие цифровые устройства: цифровые линии соединения ISDN (PRI,BRI), голосовой набор (VDIAL), голосовая почта (VM), микросотовая связь (DECT), управление телефоном посредством компьютера (CTI).